Word邮件合并功能批量打印证书以制作带照片的准考证为例

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邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。

学校教务处每年都要打印带照片的学生会考证和毕业证，政教处每学期都要打印上千份的校牌（胸卡）、学生证和荣誉证，总务处每月都要打印教职工的工资条，班主任每学期都要填写学生的带成绩的通知书和学生档案……若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。若利用Word邮件合并功能，这些问题就迎刃而解了，下面以制作准考证为例进行说明

描述：在word中的邮件合并功能怎么在一张纸上打印多个邮件？

在“预览邮件”后做“合并邮件”这一步前，先复制所做的内容（能复制几个由内容大小决定），我们会发现内容都是一样的在第一条记录插入各种域后，把光标定位到第一条记录的最后，回车换行，单击邮件合并工具栏→插入word域→下一记录→然后再按照前一步插入各种域，依此类推即可在一页上打印多个邮件。

一、准备工作：准备一份Excel的学生信息数据。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片格式和照片名（照片名必须与学生姓名一致，“照片”的输入如下图所示，单击G2，在G2的编辑栏中输入“=A2&F2”后敲回车键，再双击单元格进行自动填充即可）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对检查。

二、接下来的工作就是要用word设计模板格式了，设计好后，保存为模板格式。

四川省宜宾市普通高中会考

准 考 证

三、照片的拍摄采集与编辑

照片格式：jpg；大小：10~15 KB为宜；名称：要与学生姓名一致，不能有同音字和形近字。然后将刚才编辑的Excel数据、word模板格式、编辑好的照片放在同一个文件夹中。

四、利用Word邮件合并功能将Excel数据、照片合并到word模板《四川省宜宾市普通高中会考准考证》中。步骤如下：

1．启动word程序，打开《四川省宜宾市普通高中会考准考证》word模板，从菜单栏中选择“工具→邮件合并向导”命令，将出现“邮件合并帮助器”对话框；

2．在“邮件合并帮助器”对话框中的第一步：选择“信函”并单击“下一步”：“正在启动文档”──单击“使用当前文档”（如果想在一张纸上打印多份的话，选择“目录”），再在出现的对话框中单击“活动窗口（A）”按钮──点击“下一步”：选取收件人──单击“浏览”──选取数据源──邮件合并收件人──单击“确定”按钮。

3．单击“下一步”：撰写信函──“选择”：其他项目──插入“合并域”──点击“下一步：预览信函”，如图所示。

4．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，单击“插入”──“域”──在“域名”处选择“Includepicture”—在“域属性”文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如“1”──单击确定。如图：

单击刚才插入的“域”──“shift”键 +“F9”键──选择“1”点击“插入合并域”──插入“相片”──点击“合并到新文档”──“确定”──单击“保存”（在主文档同一目录下）──按“ctrl+A” 键全选──按“F9”。在同一页纸中出现了多个准考证。

五、诸如：毕业证；校牌（胸卡）；学生证；荣誉证；工资条；带成绩的通知书；学生评语都可以采用邮件合并功能来完成。