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时间管理也讲求平衡，为了维持桌面和书柜的整洁，许多人会花费很多时间在整理资料上，但这并没有任何意义。下面悦己来告诉你一些关于资料的那点事。
1、找资料比管理资料更重要。
首先要确定的是，时间分配必须取得平衡。为了整理而整理，不去考量如何才能方便取用资料，是本末倒置的做法。如果因为表面上整理得赏心悦目，但在需要的时候却找不到资料，整理就失去了意义。相信有很多人每天都在认真管理文件，但还是会发生找不到文件甚至弄丢文件的状况。事实上，会导致这样的元凶正是“把文件收纳在固定的地方”的关系。这样的人常常勤劳地把文件归档，并收到固定的抽屉或档案夹中。
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在需要使用时，十之八九都找得到。桌面也总是维持整洁的状态，令人十分佩服。但是，偶尔还是会遇到找不到文件的情况，而且一旦这样的情况发生，通常就得费上好半天功夫，才找得到需要的资料。
会发生这种情况的原因几乎都是出在文件放错位置。一旦一开始就弄错了资料的收纳位置，这份资料几乎就等于消失，需要全面翻找所有的档案，或是努力唤醒当初的记忆才行。
要解决这个问题最简单的方法就是——先不要收拾。在任务完成之前，就这么把资料堆放在桌上，即使看起来不整齐也没关系。但是，这跟杂乱无章的做法完全不同。一旦确定某项任务已经完成，就要好好整理使用过的资料，必要的话，还得花店时间把应该保存和可以丢弃的分开来。而且，既然工作已经结束了，大多数的纸本资料已经不需要了，更得好好清理一番。
2、纸本文件最好都丢掉。
除了合同或是重要人士的亲笔书信等非留不可的纸本文件之外，其他的纸本文件都应该丢掉。请看一下你手边的纸本文件，是不是几乎都是从电子文档中打印下来的?很多上面都积满了灰尘?如果是从电脑中打印下来的文件，只要有电子文档，纸本的部分就可以丢弃了。工作过程中或许有很多纸本文件，但一旦工作确定完成，只要是有电子文档备份的资料，几乎都可以丢掉或等待二次利用。
虽然这样说，但相信一定还是会有人认为纸本文件比电子文件好阅读。这是因为过去的电脑显示器都是缩小后的版面，所以才会有这样的错觉，而现在基本上完全没有这种担心了。当然，如果你急需保护视力或者眼睛比较容易疲劳，那不仅是电子文件，就是纸本文件也要尽量减少阅读了。
3、会议内容要录音。
与其看会议记录，不如直接听会议录音内容更确实，也比较节省时间。再说会议记录的详实与否往往会因为记录者的不同而有所改变，但录音内容则没有这样的担心。对于那些已经习惯做笔记的人来说，拍照可能是更为方便的做法。现在大家的手机像素一般都比较高，会议上的图片、图表等资料完全可以用手机拍下来，这样和手机一起存在口袋、手包里，方便随时取用。
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