9个技巧教你用活Word

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9个技巧教你用活Word

 　　第一个Word技巧

　　多次格式刷如何操作：双击格式刷可以多次使用。

　　选中文本A，单击格式刷，选中文本B，则文本B的格式变为文本A的。仅可使用一次。

　　选中文本A，双击格式刷，选中文本B，则文本B的格式变为文本A的。可以使用多次，可继续选中文本C、文本D等。再次单击格式刷或Esc退出。

　　第二个Word技巧

　　软回车与硬回车

　　硬回车(弯箭头)是按回车产生的，它在换行的同时也起着段落分隔的作用。

　　软回车(直箭头)是用 Shift + Enter 产生的，它换行，但是并不换段，即前后两段文字在 Word 中属于同一段。改变段间距不会改变软回车的分段。

　　硬回车后，每段可以单独设定对齐方式等，不受影响。

　　软回车则不行，相当于是在一个段落中换行。

　　如何将软回车替换为硬回车?

　　从网页上复制下来的文档往往有很多软回车，需要替换为硬回车统一格式。

　　可以使用^l(字母l)和^p替换。或者你也可以点击中的和来替换。

　　如图所示，将两个硬回车替换为一个。

　　使用这个方法时，注意多重复操作几次，直到只剩一个硬回车。

　　第三个Word技巧

　　快速选择文本

　　使用ctrl，shift配合鼠标，可以快速选择文本。

　　Word页面左侧为快速选择区，可以鼠标快速选取多行。

　　三击鼠标可以快速选中一段。

　　Alt+鼠标可以垂直选中文字。

　　Ctrl+鼠标可以选中分散的文字。

　　第四个Word技巧

　　打印技巧：双面打印首先，要求支持双面打印的打印机。

　　然后，在打印时选择双面打印。

　　不支持双面打印的打印机，可以先打印奇数页的文档，然后将打印出来的纸翻过来，塞进打印机纸盒里，再选择打印偶数页文档。

　　第五个Word技巧

　　缩放打印将文本缩印,一版A4纸上打印2页,4页或者8页等，相应的打印出的文字会缩小。像我一样的大学渣渣们，你们别装不知道啊。

　　第六个Word技巧

　　选择性粘贴经常从网页中粘贴过来的文本带有许多格式。这就需要方便的。

　　选择性粘贴有很多种，最常用的两种：

　　粘贴原格式

　　只粘贴纯文本

　　第七个Word技巧

　　并排查看中的可以对比查看2份文档(必须是2份，不是1份)

　　功能

　　第八个Word技巧

　　存储为PDF存储为pdf功能，最新版的Office已经提供导出为pdf功能。

　　将PDF存储为Word文档：

　　Word可以直接打开PDF文件，并支持将PFD文件保存为Word文件。

　　Chrome浏览器也可以将网页存储为PDF。

　　不要选择另tulaoShi.com存为，这里是不能存为PDF的。

　　选择打印，选择目标为。

　　第九个Word技巧

　　分隔符，另起一页在某一节完毕后还没有用完本页，不用回车，需要直接另起一页，就需要插入→→，也可以使用输入一个分页符。你试试看。

　　这可以用在试卷中，一页有1个问答题，需要很多空白，用分页符就不用打很多回车了。

　　为不同页面创建不同的页眉和页脚。

　　首先在需使用不同页眉或页脚的正文内，插入→→。

　　进入到页眉或页脚编辑状态，取消选中按钮，就可以设置不一样的页眉或页脚了。

“word遇到问题需要关闭”怎么办？

 　　Word是一款最常用办公自动化的软件，我们的工作生活都离不开它，很TuLaoShi.com多重要的信息都是存储在Word里面的。如果有一天，你打开Word，却出现了word遇到问题需要关闭的提示时，不要慌张，看了下面的方法，你就能轻松解决这样的问题。

　　第一步，打开word,出现了一个提示，显示着word遇到问题需要关闭。我们对此引起的不便表示抱歉。下面有选项恢复我的工作并重启word，选中它。点下面的不发送。在出现的提示中写到是否使用安全模式启动word时，点是，这样就可以以安全模式启动word了。但是这样每次开都很麻烦。所以我们可以进行如下设置。

　　第二步，打开资源管理器。

　　第三步，在资源管理器的上方地址栏中输入：C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates，你会发现出现了一个文件Normal.dot，这是word公用模板的文件。

　　第四步，删除这个文件。把它放进回收站或者直接彻夜删除都可以。

　　第五步，打开word程序，这时word已经可以打开了。

　　第六步，回到第二步打开的资源管理器处，可以看到又形成了一个新的Normal.dot，这时关闭资源管理器即可。

用Word如何批量打印奖状和信封？

 　　批量打印奖状的方法：

　　一、建立奖状模板

　　首先利用Word制作一个奖状模板并保存为奖状.doc，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符。

　　二、用Excel建立获奖数据库

　　在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为奖状数据.xls。

　　三、关联数据库与奖状

　　打开奖状.doc，依次选择视图→工具栏→邮件合并，在新出现的工具栏中选择打开数据源，并选择奖状数据.xls，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。

　　将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击插入域，在弹出的对话框中选择班级，并按插入。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入。

　　四、预览并打印

　　选择查看合并数据，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择合并到新文档可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。

　　利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。

　　批量打印信封的方法：

　　很多学校在开学之前都要给学生寄录取通知书，考完试后还要给学生寄成绩单，教务处需要打印大量的信封。其实利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

　　1、准备阶段

　　(1)新建一Excel文件新生名单，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。

　　(2)新建一Word文件信封，调用菜单工具→信函与邮件→中文信封向导，打开信封制作向导对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装)，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号(如图所示)。

　　2、调用数据

　　(1)在信封文件中，调用菜单视图→邮件合并，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的Excel文件新生名单，选择sheet1。

　　(2)选择000000(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入邮政编码，000000被《邮政编码》所代替。然后进行同样操作，替换地址、姓名。

　　(3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示新生名单中的学生数据。

　　3、打印信封

　　很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

　　学习了上面的方法，现在用Word批量打印奖状和信封是不是方便多了。