Word文档安全保护妙招七则

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对一个电脑用户来说，文字处理工作是必要的。出于某些目的，我们常常需要对自己的文档进行保护。这里所说的“保护”有两层含义。第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到；第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损，保证文档的完整性。现在我就以使用Word多年的经验(虽然有点自卖自夸)，谈谈保护Word 2000(以下简称Word)文件的方法和措施。

隐藏文档纪录

当我们打开Word时，首先会看到什么？对了，只要用鼠标点击“文件”菜单，默认情况下会列出最近使用过的4个文件。这样，我们打开过的文件会完全暴露在外，无需查找也能轻易被别人发现。

出于保密需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件，要达到这样的目的，只要在“工具”→“选项”→“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可。

这样做就没人能发现最近被使用过的文件了？答案当然是否定的。在一般情况下，Windows的“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件，对敏感内容应及时予以清除。我们可以通过点击“开设”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“高级”选项卡中的“清除”按钮（这是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作类似）。可是，频繁的清除也太麻烦，再说，有时候忘记清除怎么办，有没有一劳永逸的办法呢？我们可以通过修改注册表来实现。

在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一个名为“NoRecentDocsHistory”的DWord值，将其键值设置为1，可使“文档"菜单中的内容不再改变。或者在上述分支下新建一个名为“NoRecentDocsMenu”的二进制值，并将其键值设置为“01 00 00 00”，重新启动后“文档”菜单将从“开始”菜单中消失。

躲开他人视线

现在我们可以开始安心编辑文件了。不好，突然有人走了过来——有时我们不希望别人看到自己正在编辑的文档。如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档，对已经设置了“不显示最近使用文件”的用户来说，要是目录很深，那可惨了……其实有一种简单的办法：首先用“Ctrl＋A”选中全文，再用工具栏中的“字体颜色”按钮将字体设置为白色。如果嫌步骤太多，可以自己录制一条宏命令：选择“工具”→“宏”菜单中的“录制新宏”命令，在弹出的对话框中输入宏名（随你自己定，比如“隐藏”)，按下将宏指定到键盘的按钮，在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(我们可以任意选择，但不要和已有的快捷键组合冲突)。等别人走开以后，我们再按下Ctrl＋Z组合键即可(其实，这是利用“撤销”命令的原理实现的)。

给文档设置密码

漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件，就应该给它设置密码。打开“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中的“常规选项”，在密码栏中输入密码，确认输入后即可。这里要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文件保护：

“打开权限密码” ——限制未经授权的用户打开文档；

“修改权限密码”——限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。另外，选中 “建议以只读方式打开文档”选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择“否”不接受建议，文档仍以常规方式打开。需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合加密。

加密后的小措施

即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择“属性”，可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢？

原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。这样一来，Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做一些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯