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对于一个公司，每天都会产生许多新的业务数据，例如销售数据、存货的进出、人事变动的数据资料。这些数据必需加以处理，才能知道每段时间的销售金额、某个时候的存货量、要发多少薪水给每个员工等。而要对这些数据进行有效的处理，就离不开数据库系统。
管理数据库可用专门的数据库管理软件，如Foxpro、Access、Clipper、DBASE等。在Excel 2000中也提供了类似的数据库管理功能，保存在工作表内的数据，都是按照相应的列和行存储的，这种数据结构再加上Excel 2000提供的有关处理数据库的命令和函数，使得Excel 2000具备了能组织和管理大量数据的能力，因而使得Excel 2000的用途更加广泛。如图1-4就是一个用Excel 2000建立的数据库范例。
当完成一个数据清单的建立后，我们就可以对他进行分析计算工作。例如，我们可以通过使用筛选快速找到所需要的数据，如图1-5所示。
对数据清单上的数据进行分析的一种方法是分类汇总。在“数据”菜单上选择“分类汇总”命令，我们可以在数据清单中插入分类汇总行，然后按照选择的方式对数据进行汇总。同时，在插入分类汇总时，Excel还会自动在数据清单底部插入一个总计行。例如，图1-6就是对一个销售数据汇总的结果。
利用我们还可以对数据清单进行更加自由的分析，从中找出问题所在。例如图1-7的显示。
