PPT制作简报技巧

2016-02-20 07:21 98 1 收藏

岁数大了,QQ也不闪了,微信也不响了,电话也不来了,但是图老师依旧坚持为大家推荐最精彩的内容,下面为大家精心准备的PPT制作简报技巧,希望大家看完后能赶快学习起来。

【 tulaoshi.com - PowerPoint教程 】

这篇稿子原是90年7月在政治大学「研究方法」研习营「信息搜集与信息组织」的教材,是个人的心得,挂上网是希望大家能给我建议和指教,文章是永远没有写完的时候,网页的好处是我有了新的学习或体验,或接到「顾客」的赐教,我都可以随时将内容加进来。

一、前言

我们不知道看过多少人做演示文稿,听过多少场演讲,相信大家也都做过演示文稿,被邀请演讲无数次!演示文稿,多么容易的一件事!以前我不这么认为,现在还是无法这么告诉自己。

演示文稿的目的在传达讯息,所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片;有演讲者深怕遗漏重要讯息,照着投影片的内容逐字宣读;有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好象是在教演示文稿软件;也曾经有过经验,听完一场演讲回来,我竟不知道演讲者长什么模样,因为他始终和我们一样看着屏幕自说自话,我只能看到他的背景。

到底一场成功的演讲该注意那些细节,一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合,借着这次研习的机会,将初步的汇整结果与大家分享,也请大家不吝指正。

二、演示文稿成功的关键

演示文稿成功的关键可以归纳为内容、态度/形象、和声音三部份。请您猜猜看那项是演示文稿成功的关键呢?想想我们每次为了演示文稿搜索枯肠地找资料写脚本,答案当然是内容啰!

错,我们辛辛苦苦准备的内容只占7%;演示文稿成功最主要的关键是能度/形象,占了58%;其次是声音,占35%。回想一下所谓的名嘴,那么这层道理也就不说自明了。

小记:还记得有一次去听一场智能财产权的演讲,因为初初接触这个领域,这演讲者的身份背景都不是很清楚,只是觉得题目很有兴趣就walk in,结果那位演讲者真是令我惊讶,他是穿了西装,可是皮带有一大截在外头晃,衬衫我不知道他是要扎进去还是放出来,要是我这样妈妈和所有可以念我的人都会叫我把衣服扎好,我开始怀疑,我要不要听他的演讲?理智告诉我不可以以貌取人,所以我还是坐下来了,没错,他的演讲正和他的穿著一样的sloppy,投影片有做的说不细讲,讲的说没有做投影片。

演示文稿是说服的艺术,要说服观众接受我们的观点,首先要抓住观众的注意力,然后帮助观众清楚地了解我们要传达的讯息,引导观众同意我们的观点,最后建立共识。

做为信息时代的演讲者,可以运用信息科技来帮助我们建构讯息,

态度

我能做好演示文稿

我的内容很有价值

我的观众很重要(顾客焦点)

我要让观众很有收获

形象

情绪

我很高兴来做演示文稿

我要用热情感染我的观众

衣着

我很专业

(本文来源于图老师网站,更多请访问https://www.tulaoshi.com)

我很有精神

男:西装(深色)﹑兄衬衫(白)

女:套装﹑裙子﹑包鞋(最好有点高度,这样可以让自己时时保持抬头挺胸)

声音

运用声调技巧

停顿

感情

目光接触

节奏快慢

加强

三、成功演示文稿七步骤

(一)观众

如果能够事先知道观众的基本信息,那么在设计演示文稿讯息时,就可以将观众的特性融入演示文稿中。观众为什么会来听我们演讲,想从我们的演讲中得到什么?我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求?观众的人数有多少?

观众对主题的熟悉程度如何?所有人都很熟悉,还是只有部分人熟悉?观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高?如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉,我们还讲众人皆知的基本观念,是会让人很厌烦的;反之,如果我们的观众对主题一点也不熟悉,而我们一下子就切入核心,让观众一头雾水,或者满口听不懂的专有名词、英文简称,让观众充满挫折,那么观众也不会赞美我们的。

所以,根据观众分析来准备演示文稿内容,需要为观众建立背景知识时,请大方地加以解释,再把焦点拉回主题,让所有观众都能同步。所以,也不要在中途塞给观众太多的参考资料,这样观众会分心,还跟不上进度,请把所以补充资料全部放在最后面,甚至另外制作附录,让观众带回去参考。

(二)讯息

演示文稿最主要的目的是传达讯息,所以的内容都应该辅助讯息的传达,与此目标无关的,都不应该在演示文稿中出现。

演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的,订好题目后,先列出大纲,把重要的观念和关键词的关连性架构出来,接下来再加上创意,以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。

文字的使用

善用PowerPoint的演示文稿设计模板,可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达讯息,真正在传达讯息,说服观众的是我们,所以不要将投影片设计成小抄或脚本,照本宣科。我们可以从行销的角度来看,如果我们只是照念的话,那么同样的内容,以后可能就是下面听讲的人来念,而不是我们了,所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势,传达不是演示文稿投影片就好了,要有我们演讲才成功。再从智能财产权的角度来说,如果投影片的内容是满篇文字,信息就完全揭露了,下次再讲就缺少了新颖性,就得追求进步性;君不见著名的演讲者,一套投影片走天下,场场瀑满,没有人嫌投影片一样,因为诠释不同。

所以制作投影片请掌握Magic Seven原则,每张投影片传达5个概念效果最好,7个概念人脑恰恰好可以处厘,超过9个概念负担太重了,请重新组织。(7士2=5~9)

字体大小

投影片的字体要大、行数要少,为什么,请看下图便知分晓:

(本文来源于图老师网站,更多请访问https://www.tulaoshi.com)

记住:我们是来演讲,不是来做视力检查!

字体大,行数自然就少,当然就符合Magic Seven原则!

我的建议是:

大标题至少要用44点以上的字,如果会场很大、很深的话,点数最好再提高。

还有,千万别忘了,投影片的大小标题,请尽量用粗体,不要说我在计算机屏幕上看很清楚啊!我们是要投影出来给观众出来给观众看,而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。

另外,除非是自备notebook,否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计,因为会场的计算机可能无法支持,千万不要冒这个险!

标题的使用

标题是每张投影片的主轴,请简洁有力地传达每张投影片的重点,最好是以5~9个字来说明,因为再多字一行就挤不进去了,就算挤得进投影片,也挤不进观众的脑中,而后者显然是比较重要的。

因为标题只能取5~9个字,所以冗赘之字就无须出现,例如:「的图形」(难到我们画得让观众看不出来是图吗?)「百分比分析」(由表中不就看出来了。

其实每张投影片就是大小标题的组合,也就是概念的串连,除非是要引述一段文字,或是名言,否则是不会出现超过两、三行的文字的,就是是要引用一段文字,或者是名言,也应该帮观众掌握讯息,以不同颜色或是画线标示重点。

勿用标点符号

既然投影片就是大小标题的组合,那么就不需要出现标点符号,尤其是冒号和句点,更是可以直接省略。

投影片上的讯息都已经分类串连好了,也都以项目符号、字型字体等加以分段组织,所以大部份的标点符号都是多余的。

至于括号,也尽量少用,特别是在标题上若加上括号就好象在大庭广众咬耳朵一样,如果在大标题中真的觉得有加括号的必要,那就把它放到次层标题中,这样可以让我们的标题简洁有力。

缩写的使用

用英文缩写字可以让演示文稿内容更精简,更专业!

那可不一定,缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用,所以除非我们非常确定觏众的背景,否则还是将全文拼出较佳。

还好,演示文稿不像看书或文章,我们希望带着观众跟着演示文稿的进度走,所以不能期望观众在第二张投影片学会的缩写就能马上应用到后面,更别提有很多人演讲是会迟到或神游的。

数字的使用

数字会说话,所以善用数字来支持我们的观点或是论证,效果最好,因此,统计数字也是演示文稿常用的信息。

在演示文稿中引用统计数字时,投影片中宜以精确数字呈现,但在口述时,不要太拘泥于精确数字,而应使用近似值,因为近似值容易记忆容易联想,只有在特殊目的的时候,才需要使用精确数字。

关联信息的使用

信息透过时间和空间的关联,更具意义,所以流程图、组织图、时间表、timelines,都可以让信息更为生动,Visio是很好的辅助工具。

图表的使用

表胜于文,图胜于表,所以图表自己就能说故事,换句话说,图表只须标题,请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作,千万不要让计算机做,要让睿智的我们来发挥。

如果怕到时紧张遗漏了重要的信息,请把要讲的内容打在备忘稿中。

动画的使用

我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统计数字,此时我们也可以多点创意,以动画来呈现市场占有率,或业绩成长,更令人印象深刻。

信息

来源:https://www.tulaoshi.com/n/20160220/1641072.html

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